XRechnungen

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Der business manager unterstützt die Erstellung von XRechnungen. Im Folgenden wird beschrieben, welche Schritte Sie durchführen müssen, um XRechnungen zu erstellen.
Der business manager unterstützt die Erstellung von XRechnungen. Im Folgenden wird beschrieben, welche Schritte Sie durchführen müssen, um XRechnungen zu erstellen.
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Im folgenden Dokument wird die Erstellung und Versendung von XRechnungen detailliert beschrieben: [[Media: business manager-HowTo-XRechnungen.pdf | Beschreibung von XRechnungen]]
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== Firmeneinstellungen ==
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Die Firmeneinstellungen werden im Hauptmenü unter „Startseite“ und dort „Firmeneinstellungen“ aufgerufen.
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=== Umsatzsteuer-Id. ===
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Im Format der XRechnungen ist festgelegt, dass dort auch die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsversenders mit angegeben wird. Diese USt-Id. muss im bm hinterlegt werden. Da dafür bisher kein Feld vorgesehen ist, muss ein solches eingeführt werden. Dies wird in den Firmeneinstellungen im Bereich Finanzen eingefügt.
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=== Mail-Vorlage ===
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XRechnungen werden per eMail  versendet. Da denkbar ist, dass die Nachricht dieser eMail anders gestaltet sein kann als die Nachricht beim „normalen“ eMail-Versand von Rechnungen, wird hierfür ebenfalls ein neues Feld vorgesehen. Beim neuen Feld „Vorlage zum Versenden von XRechnungen via eMail“ wird eine in den Stammdaten / Kommunikationen hinterlegte Vorlage ausgewählt.
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== Vertriebsinfo ==
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Auf der Seite „Vertriebsinfo“ werden kundenspezifische Informationen abgelegt, so z.B. auch rechnungsrelevante Informationen eines Kunden (Rechnungsempfängers).
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=== Rechnungsversand ===
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Da der Versand von Rechnungen als XRechnung möglich ist, muss beim Rechnungsempfänger hinterlegt werden, ob er Rechnungen als Brief, per eMail oder als XRechnung erhalten möchte. Aus diesem Grund können Sie im Feld „Rechnungsversand“ die Möglichkeit „per XRechnung“ auswählen.
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=== LeitwegID ===
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Die LeitwegID ist die eindeutige Kennung eines Rechnungsempfängers. Da ein Rechnungsempfänger  aber auch z.B. eine Fachabteilung eines Kunden (im bm) sein kann, ist das Ablegen der LeitwegID unter Umständen nicht eindeutig. Sie dient hier vor allem als Voreinstellung und wird beim Anlegen von Verträgen oder Rechnungen als Vorgabewert verwendet.
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=== XRechnung eMail-Adresse ===
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Dies ist die eMail-Adresse, an die die XRechnung verschickt werden soll. Diese eMail-Adresse kann auch eine landesübergreifende Adresse sein wie rechnungen@niedersachsen.de. Sie ist also nicht unbedingt direkt einer Adresse zuzuordnen. Auch dieses Feld ist als Voreinstellung konzipiert, d.h. sie wird bei der Anlage von Verträgen oder Rechnungen als Vorgabewert verwendet.
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Aktuelle Version vom 4. August 2022, 22:17 Uhr

Einführung

Im Finanzmodul des business managers gibt es die Möglichkeit Rechnungen manuell, über Aufträge oder automatisch über Verträge zu erstellen. Aus den erstellten bzw. generierten Informationen werden unter Verwendung von mit MS Word erstellten Rechnungsvorlagen die eigentlichen Rechnungsdokumente als PDF-Dateien generiert und ebenfalls in der Datenbank des business managers abgelegt. Der Rechnungsversand erfolgt entweder über das Drucken der PDF-Dokumente und den Versand per Post oder über den Versand per eMail, wobei die PDF-Dokumente den eMails als Anhang beigefügt werden. Die automatische Verarbeitung solcher Rechnungen in Papierformat oder als PDF-Datei ist schwierig, wobei einige Firmen (Datev) hierbei OCR-Algorithmen verwenden. Aus diesem Grund wurden Verfahren und Schnittstellen entwickelt, die die automatische Verarbeitung von eingehenden Rechnungen ermöglichen sollen. Hierbei handelt es sich zum einen um das „Zugpferd“-Format, welches eine Erweiterung des PDF-Formats (PDF-A) darstellt. Die Detailinformationen der Rechnungen werden innerhalb des PDF-Dokuments abgelegt. Ein anderes Verfahren sind die „XRechnungen“. Die Rechnungsdokumente werden nicht als PDF-Datei sondern in diesem Fall als XML-Datei erstellt. XRechnungen werden ebenfalls per eMail versendet allerdings an andere eMail-Adressen als die bisher im business manager (bm) hinterlegten Adressen.

Der business manager unterstützt die Erstellung von XRechnungen. Im Folgenden wird beschrieben, welche Schritte Sie durchführen müssen, um XRechnungen zu erstellen.

Im folgenden Dokument wird die Erstellung und Versendung von XRechnungen detailliert beschrieben: Beschreibung von XRechnungen

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