Dubletten-Prüfung
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| - | | Es handelt sich um eine Dublette. Die zu importierenden Kontaktdaten sollen aber nicht verworfen werden, sondern mit den bereits im System befindlichen Daten "gemischt" werden. | + | | Es handelt sich um eine Dublette. Die zu importierenden Kontaktdaten sollen aber nicht verworfen werden, sondern mit den bereits im System befindlichen Daten "gemischt" werden. Beim Mischen werden folgende Daten gemischt: |
| + | * Contacts | ||
| + | telecoms | ||
| + | favorites | ||
| + | recents | ||
| + | contact person | ||
| + | communications | ||
| + | additional address | ||
| + | customer info | ||
| + | sales processes | ||
| + | Sales | ||
| + | Contracts | ||
| + | Invoices | ||
| + | Task | ||
| + | Appointments | ||
| + | Departments | ||
| + | Bank accounts | ||
| + | Supplier Info | ||
| + | Supplied products | ||
| + | Incoming Invoices | ||
| + | Products/Competitors | ||
| + | Support/Support cases | ||
| + | Projects | ||
| + | Projects/Times registration | ||
| + | Webmail/Contact group user groups | ||
| + | Campaigns/recipients | ||
| + | Campaigns/activities/Activity contacts | ||
| + | Campaigns/Sent emails log | ||
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| + | Users | ||
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Version vom 8. Mai 2014, 10:22 Uhr
Dubletten-Prüfungen finden im business manager an drei Stellen statt:
- bei der Erfassung von neuen Kontakten
- beim Import von Kontakten
- beim Ausführen der Funktion "Dubletten-Prüfung" im Modul Kontakte
Inhaltsverzeichnis |
Dubletten-Prüfung bei der Erfassung von Kontakten
Dubletten-Prüfung beim Import
Wird die Funktion "Import" im Modul "Kontakte" aufgerufen, erhalten Sie ab Version 5.2 zunächst eine Übersicht über alle bisher erfassten Import-Profile. Wählen Sie dann ein existierendes Profil aus oder erfassen ein neues. Mehr Informationen zur Erstellung und Bearbeitung eines Import-Profils finden Sie hier.
Ab Version 5.2. wird beim Import überprüft, ob es zu den zu importierenden Kontakten bereits mögliche Dubletten in der Datenbank gibt. Mögliche Dubletten werden auf der Karte "Dubletten" angezeigt.
Hinweis
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Pro zu importierendem Kontakt, zu dem mögliche Dubletten gefunden wurden, wird eine Zeile in der Karte "Dubletten" angezeigt. Sie können und sollten nun jede dieser möglichen Dubletten prüfen und bearbeiten. Rufen Sie eine dieser Dubletten auf, wird Ihnen in der ersten Zeile der zu importierende Datensatz und darunter die bereits im System befindlichen möglichen Dubletten angezeigt. Sie haben nun folgende Möglichkeiten, diese Dubletten zu bearbeiten:
| Bearbeitung | Beschreibung |
|---|---|
| nicht importieren | Es handelt sich um eine Dublette und diese Kontaktdaten werden nicht importiert. Dies hat keine Auswirkungen auf alle anderen Datensätze der Datei. |
| trotzdem importieren | Es handelt sich nicht um eine Dublette und deshalb sollen die Kontaktdaten als eigenständige Kontakte importiert werden. |
| mischen | Es handelt sich um eine Dublette. Die zu importierenden Kontaktdaten sollen aber nicht verworfen werden, sondern mit den bereits im System befindlichen Daten "gemischt" werden. Beim Mischen werden folgende Daten gemischt:
telecoms favorites recents contact person communications additional address customer info sales processes Sales Contracts Invoices Task Appointments Departments Bank accounts Supplier Info Supplied products Incoming Invoices Products/Competitors Support/Support cases Projects Projects/Times registration Webmail/Contact group user groups Campaigns/recipients Campaigns/activities/Activity contacts Campaigns/Sent emails log Reports Employee Users |
Funktion "Dubletten-Prüfung"
Im Modul Kontakte befindet sich seit der Version 5.2 die Funktion "Dubletten-Prüfung". Beachten Sie bitte, dass zuvor die Zugriffsrechte für diese Funktion aktiviert werden muss. Wenn Sie diese Funktion starten, erhalten Sie eine Übersicht der bisher durchgeführten Dubletten-Prüfungen, sofern diese noch nicht vollständig bearbeitet wurden. Durch Betätigen der Schaltfläche "Dubletten prüfen" wird eine neue Prüfung durchgeführt.
Hinweis
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Wählen Sie nun eine bereits durchgeführte Prüfung aus. Sie erhalten nun eine Übersicht über alle gefundenen und noch nicht bearbeiteten Dubletten. Hinter jedem Eintrag befinden sich zwei oder mehrere Kontakte, die als eine vermeintliche Dublette erkannt wurde.
Kriterien für Dubletten
Bei der Prüfung auf Dubletten wird auf Gleichheit folgender Felder geprüft:
- Name (alle drei Zeilen)
- Land
- Ort und PLZ
- Straße und Hausnummer
Einschränkungen
- Kontakte, auf die man keine Zugriffsrechte hat, werden in die Prüfung nicht mit einbezogen
- Inaktive Kontakte werden in die Prüfung nicht mit einbezogen
