Dubletten-Prüfung

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* Solange Sie diese Dubletten nicht bearbeiten, sind diese als mögliche Dubletten gekennzeichnete Kontakte noch nicht in der Datenbank gespeichert! Die übrigen Kontakte der Import-Datei sind aber bereits importiert.
* Solange Sie diese Dubletten nicht bearbeiten, sind diese als mögliche Dubletten gekennzeichnete Kontakte noch nicht in der Datenbank gespeichert! Die übrigen Kontakte der Import-Datei sind aber bereits importiert.
* Es werden die zu importierenden Kontakte nur mit den bereits gespeicherten Kontakten verglichen, nicht mit den übrigen Kontakten in der zu importierenden Datei.
* Es werden die zu importierenden Kontakte nur mit den bereits gespeicherten Kontakten verglichen, nicht mit den übrigen Kontakten in der zu importierenden Datei.
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* Der Import von Kontaktdaten kann je nach Anzahl der Datensätze einige Minuten in Anspruch nehmen. Durch die Einführung der Dubletten-Prüfung beim Import hat sich diese Zeitspanne vergrößert.
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Version vom 9. Mai 2014, 07:20 Uhr

Dubletten-Prüfungen finden im business manager an drei Stellen statt:

  1. bei der Erfassung von neuen Kontakten
  2. beim Import von Kontakten
  3. beim Ausführen der Funktion "Dubletten-Prüfung" im Modul Kontakte


Inhaltsverzeichnis

Dubletten-Prüfung bei der Erfassung von Kontakten

Beim Erfassen von neuen Kontaktdaten wird ausschließlich auf Namensgleichheit geprüft. Werden eine namensgleiche Kontaktdaten festgestellt, hat der Benutzer die Möglichkeit ...

  1. den neuen Kontakt trotzdem zu speichern
  2. die neuen Kontaktdaten zu bearbeiten und dann ggf. zu speichern
  3. die Erfassung der neuen Kontaktdaten abzubrechen


Dubletten-Prüfung beim Import

Wird die Funktion "Import" im Modul "Kontakte" aufgerufen, erhalten Sie ab Version 5.2 zunächst eine Übersicht über alle bisher erfassten Import-Profile. Wählen Sie dann ein existierendes Profil aus oder erfassen ein neues. Mehr Informationen zur Erstellung und Bearbeitung eines Import-Profils finden Sie hier.

Ab Version 5.2. wird beim Import überprüft, ob es zu den zu importierenden Kontakten bereits mögliche Dubletten in der Datenbank gibt. Mögliche Dubletten werden auf der Karte "Dubletten" angezeigt.

Hinweis
  • Solange Sie diese Dubletten nicht bearbeiten, sind diese als mögliche Dubletten gekennzeichnete Kontakte noch nicht in der Datenbank gespeichert! Die übrigen Kontakte der Import-Datei sind aber bereits importiert.
  • Es werden die zu importierenden Kontakte nur mit den bereits gespeicherten Kontakten verglichen, nicht mit den übrigen Kontakten in der zu importierenden Datei.
  • Der Import von Kontaktdaten kann je nach Anzahl der Datensätze einige Minuten in Anspruch nehmen. Durch die Einführung der Dubletten-Prüfung beim Import hat sich diese Zeitspanne vergrößert.

Pro zu importierendem Kontakt, zu dem mögliche Dubletten gefunden wurden, wird eine Zeile in der Karte "Dubletten" angezeigt. Sie können und sollten nun jede dieser möglichen Dubletten prüfen und bearbeiten. Rufen Sie eine dieser Dubletten auf, wird Ihnen in der ersten Zeile der zu importierende Datensatz und darunter die bereits im System befindlichen möglichen Dubletten angezeigt. Sie haben nun folgende Möglichkeiten, diese Dubletten zu bearbeiten:

Bearbeitung Beschreibung
nicht importieren Es handelt sich um eine Dublette und diese Kontaktdaten werden nicht importiert. Dies hat keine Auswirkungen auf alle anderen Datensätze der Datei.
trotzdem importieren Es handelt sich nicht um eine Dublette und deshalb sollen die Kontaktdaten als eigenständige Kontakte importiert werden.
mischen Es handelt sich um eine Dublette. Die zu importierenden Kontaktdaten sollen aber nicht verworfen werden, sondern mit den bereits im System befindlichen Daten "gemischt" werden. Beim Mischen werden folgende Daten zusammengefügt:
  • Kommunikationen
  • Kommunikationsnummern
  • Favoriten
  • Historie
  • Kontaktpersonen
  • Zusatzadressen
  • Vertriebsinfo
  • Vertriebsprozesse
  • Aufträge
  • Auftragspositionen
  • Verträge
  • Rechnungen
  • Aufgaben
  • Termine
  • Abteilungen
  • Bankverbindungen
  • Lieferanteninfo
  • Lieferanten-Produkte
  • Eingangsrechnungen
  • Wettbewerber
  • Supportanfragen
  • Projekte
  • Zeiterfassung
  • Kontaktgruppen
  • Kampagnen: Teilnehmer
  • Kampagnen: Kommunikationen
  • Kampagnen: gesendete Mails
  • Mitarbeiter
  • Benutzer
  • Berichte: Kontakte als Standard-Parameter


Funktion "Dubletten-Prüfung"

Im Modul Kontakte befindet sich seit der Version 5.2 die Funktion "Dubletten-Prüfung". Beachten Sie bitte, dass zuvor die Zugriffsrechte für diese Funktion aktiviert werden muss. Wenn Sie diese Funktion starten, erhalten Sie eine Übersicht der bisher durchgeführten Dubletten-Prüfungen, sofern diese noch nicht vollständig bearbeitet wurden. Durch Betätigen der Schaltfläche "Dubletten prüfen" wird eine neue Prüfung durchgeführt.

Hinweis
  • Die Prüfung Ihrer Kontakte kann je nach Adressumfang einige Minuten in Anspruch nehmen.
  • Eine erneute Dubletten-Prüfung kann nur durchgeführt werden, wenn zuvor alle gefundenen Dubletten der vorherigen Prüfungen bearbeitet wurden.

Wählen Sie nun eine bereits durchgeführte Prüfung aus. Sie erhalten nun eine Übersicht über alle gefundenen und noch nicht bearbeiteten Dubletten. Hinter jedem Eintrag befinden sich zwei oder mehrere Kontakte, die als eine vermeintliche Dublette erkannt wurde.


Kriterien für Dubletten

Bei der Prüfung auf Dubletten wird auf Gleichheit folgender Felder geprüft:

  • Name (alle drei Zeilen)
  • Land
  • Ort und PLZ
  • Straße und Hausnummer


Einschränkungen

  • Kontakte, auf die man keine Zugriffsrechte hat, werden in die Prüfung nicht mit einbezogen
  • Inaktive Kontakte werden in die Prüfung nicht mit einbezogen
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