Dubletten-Prüfung

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Dubletten-Prüfungen finden im business manager an drei Stellen statt:

1. bei der Erfassung von neuen Kontakten
2. beim Import von Kontakten
3. beim Ausführen der Funktion "Dubletten-Prüfung" im Modul Kontakte

Inhaltsverzeichnis 1 Dubletten-Prüfung bei der Erfassung von Kontakten 2 Dubletten-Prüfung beim Import 3 Funktion "Dubletten-Prüfung" 3.1 Kriterien für Dubletten 3.2 Einschränkungen

Dubletten-Prüfung bei der Erfassung von Kontakten

Dubletten-Prüfung beim Import

Wird die Funktion "Import" im Modul "Kontakte" aufgerufen, erhalten Sie ab Version 5.2 zunächst eine Übersicht über alle bisher erfassten Import-Profile. Wählen Sie dann ein existierendes Profil aus oder erfassen ein neues. Mehr Informationen zur Erstellung und Bearbeitung eines Import-Profils finden Sie hier.

Ab Version 5.2. wird beim Import überprüft, ob es zu den zu importierenden Kontakten bereits mögliche Dubletten in der Datenbank gibt. Mögliche Dubletten werden auf der Karte "Dubletten" angezeigt.

Hinweis Solange Sie diese Dubletten nicht bearbeiten, sind diese als mögliche Dubletten gekennzeichnete Kontakte noch nicht in der Datenbank gespeichert! Die übrigen Kontakte der Import-Datei sind aber bereits importiert. Es werden die zu importierenden Kontakte nur mit den bereits gespeicherten Kontakten verglichen, nicht mit den übrigen Kontakten in der zu importierenden Datei.

Pro zu importierendem Kontakt, zu dem mögliche Dubletten gefunden wurden, wird eine Zeile in der Karte "Dubletten" angezeigt. Sie können und sollten nun jede dieser möglichen Dubletten prüfen und bearbeiten. Rufen Sie eine dieser Dubletten auf, wird Ihnen in der ersten Zeile der zu importierende Datensatz und darunter die bereits im System befindlichen möglichen Dubletten angezeigt. Sie haben nun folgende Möglichkeiten, diese Dubletten zu bearbeiten:

Bearbeitung	Beschreibung
nicht importieren	Es handelt sich um eine Dublette und diese Kontaktdaten werden nicht importiert. Dies hat keine Auswirkungen auf alle anderen Datensätze der Datei.
trotzdem importieren	Es handelt sich nicht um eine Dublette und deshalb sollen die Kontaktdaten als eigenständige Kontakte importiert werden.
mischen	Es handelt sich um eine Dublette. Die zu importierenden Kontaktdaten sollen aber nicht verworfen werden, sondern mit den bereits im System befindlichen Daten "gemischt" werden. Beim Mischen werden folgende Daten gemischt: Kommunikationen Kommunikationsnummern Favoriten Historie Kontaktpersonen Zusatzadressen Vertriebsinfo Vertriebsprozesse Aufträge Auftragspositionen Verträge Rechnungen Aufgaben Termine Abteilungen Bank accounts Supplier Info Supplied products Incoming Invoices Products/Competitors Support/Support cases Projects Projects/Times registration Webmail/Contact group user groups Campaigns/recipients Campaigns/activities/Activity contacts Campaigns/Sent emails log Reports Employee Users

Funktion "Dubletten-Prüfung"

Im Modul Kontakte befindet sich seit der Version 5.2 die Funktion "Dubletten-Prüfung". Beachten Sie bitte, dass zuvor die Zugriffsrechte für diese Funktion aktiviert werden muss. Wenn Sie diese Funktion starten, erhalten Sie eine Übersicht der bisher durchgeführten Dubletten-Prüfungen, sofern diese noch nicht vollständig bearbeitet wurden. Durch Betätigen der Schaltfläche "Dubletten prüfen" wird eine neue Prüfung durchgeführt.

Hinweis Die Prüfung Ihrer Kontakte kann je nach Adressumfang einige Minuten in Anspruch nehmen. Eine erneute Dubletten-Prüfung kann nur durchgeführt werden, wenn zuvor alle gefundenen Dubletten der vorherigen Prüfungen bearbeitet wurden.

Wählen Sie nun eine bereits durchgeführte Prüfung aus. Sie erhalten nun eine Übersicht über alle gefundenen und noch nicht bearbeiteten Dubletten. Hinter jedem Eintrag befinden sich zwei oder mehrere Kontakte, die als eine vermeintliche Dublette erkannt wurde.

Kriterien für Dubletten

Bei der Prüfung auf Dubletten wird auf Gleichheit folgender Felder geprüft:

• Name (alle drei Zeilen)
• Land
• Ort und PLZ
• Straße und Hausnummer

Einschränkungen

• Kontakte, auf die man keine Zugriffsrechte hat, werden in die Prüfung nicht mit einbezogen
• Inaktive Kontakte werden in die Prüfung nicht mit einbezogen