Dubletten-Prüfung

Aus bmWiki

Dubletten-Prüfungen finden im business manager an drei Stellen statt:

1. bei der Erfassung von neuen Kontakten
2. beim Import von Kontakten
3. beim Ausführen der Funktion "Dubletten-Prüfung" im Modul Kontakte

Inhaltsverzeichnis 1 Dubletten-Prüfung bei der Erfassung von Kontakten 2 Dubletten-Prüfung beim Import 3 Funktion "Dubletten-Prüfung" 4 Kriterien für Dubletten 5 Einschränkungen

Dubletten-Prüfung bei der Erfassung von Kontakten

Beim Erfassen von neuen Kontaktdaten wird ausschließlich auf Namensgleichheit geprüft. Werden eine namensgleiche Kontaktdaten festgestellt, hat der Benutzer die Möglichkeit ...

1. den neuen Kontakt trotzdem zu speichern
2. die neuen Kontaktdaten zu bearbeiten und dann ggf. zu speichern
3. die Erfassung der neuen Kontaktdaten abzubrechen

Dubletten-Prüfung beim Import

Wird die Funktion "Import" im Modul "Kontakte" aufgerufen, erhalten Sie ab Version 5.2 zunächst eine Übersicht über alle bisher erfassten Import-Profile. Wählen Sie dann ein existierendes Profil aus oder erfassen ein neues. Mehr Informationen zur Erstellung und Bearbeitung eines Import-Profils finden Sie hier.

Ab Version 5.2. wird beim Import überprüft, ob es zu den zu importierenden Kontakten bereits mögliche Dubletten in der Datenbank gibt. Mögliche Dubletten werden auf der Karte "Dubletten" angezeigt.

Hinweis Solange Sie diese Dubletten nicht bearbeiten, sind diese als mögliche Dubletten gekennzeichnete Kontakte noch nicht in der Datenbank gespeichert! Die übrigen Kontakte der Import-Datei sind aber bereits importiert. Es werden die zu importierenden Kontakte nur mit den bereits gespeicherten Kontakten verglichen, nicht mit den übrigen Kontakten in der zu importierenden Datei. Der Import von Kontaktdaten kann je nach Anzahl der Datensätze einige Minuten in Anspruch nehmen. Durch die Einführung der Dubletten-Prüfung beim Import hat sich diese Zeitspanne vergrößert.

Pro zu importierendem Kontakt, zu dem mögliche Dubletten gefunden wurden, wird eine Zeile in der Karte "Dubletten" angezeigt. Sie können und sollten nun jede dieser möglichen Dubletten prüfen und bearbeiten. Rufen Sie eine dieser Dubletten auf, wird Ihnen in der ersten Zeile der zu importierende Datensatz und darunter die bereits im System befindlichen möglichen Dubletten angezeigt. Sie haben nun folgende Möglichkeiten, diese Dubletten zu bearbeiten:

Bearbeitung	Beschreibung
nicht importieren	Es handelt sich um eine Dublette und diese Kontaktdaten werden nicht importiert. Dies hat keine Auswirkungen auf alle anderen Datensätze der Datei.
trotzdem importieren	Es handelt sich nicht um eine Dublette und deshalb sollen die Kontaktdaten als eigenständige Kontakte importiert werden.
mischen	Es handelt sich um eine Dublette. Die zu importierenden Kontaktdaten sollen aber nicht verworfen werden, sondern mit den bereits im System befindlichen Daten "gemischt" werden. Beim Mischen werden folgende Daten zusammengefügt: Kommunikationen Kommunikationsnummern Favoriten Historie Kontaktpersonen Zusatzadressen Vertriebsinfo Vertriebsprozesse Aufträge Auftragspositionen Verträge Rechnungen Aufgaben Termine Abteilungen Bankverbindungen Lieferanteninfo Lieferanten-Produkte Eingangsrechnungen Wettbewerber Supportanfragen Projekte Zeiterfassung Kontaktgruppen Kampagnen: Teilnehmer Kampagnen: Kommunikationen Kampagnen: gesendete Mails Mitarbeiter Benutzer Berichte: Kontakte als Standard-Parameter

Funktion "Dubletten-Prüfung"

Im Modul "Kontakte" befindet sich die Funktion "Dubletten" im Menü. Beachten Sie bitte, dass zuvor die Zugriffsrechte für diese Funktion aktiviert werden muss. Wenn Sie diese Funktion starten, erhalten Sie eine Übersicht der bisher durchgeführten Dubletten-Prüfungen, sofern diese noch nicht vollständig bearbeitet wurden. Durch Betätigen der Schaltfläche "Dubletten prüfen" wird eine neue Prüfung durchgeführt.

Hinweis Die Prüfung Ihrer Kontakte kann je nach Adressumfang einige Minuten in Anspruch nehmen. Die Prüfung selbst führt keinerlei Änderungen an den Daten selbständig durch! Eine erneute Dubletten-Prüfung kann nur durchgeführt werden, wenn zuvor alle gefundenen Dubletten der vorherigen Prüfungen bearbeitet wurden.

Wählen Sie nun eine bereits durchgeführte Prüfung aus. Sie erhalten nun eine Übersicht über alle gefundenen und noch nicht bearbeiteten Dubletten. Durch Klicken auf die Schaltfläche "Alle Kontakte behalten" werden alle Einträge der Dublettenprüfung entfernt. Damit schließen Sie die Bearbeitung der Dubletten ab. Hinweis: es werden nicht die Kontakte selbst gelöscht, sondern nur die Hinweise darauf, dass es sich möglicherweise um Dubletten handeln könnte.

Zur Bearbeitung der Dubletten wählen Sie die gefundenen Dubletten nacheinander auf. Hinter jedem Eintrag befinden sich zwei oder mehrere Kontakte, die als eine vermeintliche Dublette erkannt wurde. Diese Einträge werden durch vorstehende Nummern gekennzeichnet. Durch Klicken auf das Bearbeiten-Symbol links können Sie sich alle Daten dieser Kontakte anschauen. Zur Bearbeitung haben Sie nun folgende Möglichkeiten:

Bearbeitung	Beschreibung
alle behalten	Alle aufgeführten Kontakte sollen erhalten bleiben
Kontakt behalten
Kontakt löschen
Kontakt mischen und löschen

Kriterien für Dubletten

Bei der Prüfung auf Dubletten wird auf Gleichheit folgender Felder geprüft:

• Name (alle drei Zeilen)
• Land
• Ort und PLZ
• Straße und Hausnummer

Einschränkungen

• Inaktive Kontakte werden in die Prüfung nicht mit einbezogen
• Kontakte, auf die man keine Zugriffsrechte hat, werden in die Prüfung nicht mit einbezogen