XRechnungen

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Version vom 30. Juni 2022, 14:48 Uhr

Einführung

Im Finanzmodul des business managers gibt es die Möglichkeit Rechnungen manuell, über Aufträge oder automatisch über Verträge zu erstellen. Aus den erstellten bzw. generierten Informationen werden unter Verwendung von mit MS Word erstellten Rechnungsvorlagen die eigentlichen Rechnungsdokumente als PDF-Dateien generiert und ebenfalls in der Datenbank des business managers abgelegt. Der Rechnungsversand erfolgt entweder über das Drucken der PDF-Dokumente und den Versand per Post oder über den Versand per eMail, wobei die PDF-Dokumente den eMails als Anhang beigefügt werden. Die automatische Verarbeitung solcher Rechnungen in Papierformat oder als PDF-Datei ist schwierig, wobei einige Firmen (Datev) hierbei OCR-Algorithmen verwenden. Aus diesem Grund wurden Verfahren und Schnittstellen entwickelt, die die automatische Verarbeitung von eingehenden Rechnungen ermöglichen sollen. Hierbei handelt es sich zum einen um das „Zugpferd“-Format, welches eine Erweiterung des PDF-Formats (PDF-A) darstellt. Die Detailinformationen der Rechnungen werden innerhalb des PDF-Dokuments abgelegt. Ein anderes Verfahren sind die „XRechnungen“. Die Rechnungsdokumente werden nicht als PDF-Datei sondern in diesem Fall als XML-Datei erstellt. XRechnungen werden ebenfalls per eMail versendet allerdings an andere eMail-Adressen als die bisher im business manager (bm) hinterlegten Adressen.

Der business manager unterstützt die Erstellung von XRechnungen. Im Folgenden wird beschrieben, welche Schritte Sie durchführen müssen, um XRechnungen zu erstellen.

Firmeneinstellungen

Die Firmeneinstellungen werden im Hauptmenü unter „Startseite“ und dort „Firmeneinstellungen“ aufgerufen.

Umsatzsteuer-Id.

Im Format der XRechnungen ist festgelegt, dass dort auch die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsversenders mit angegeben wird. Diese USt-Id. muss im bm hinterlegt werden. Da dafür bisher kein Feld vorgesehen ist, muss ein solches eingeführt werden. Dies wird in den Firmeneinstellungen im Bereich Finanzen eingefügt.

Mail-Vorlage

XRechnungen werden per eMail versendet. Da denkbar ist, dass die Nachricht dieser eMail anders gestaltet sein kann als die Nachricht beim „normalen“ eMail-Versand von Rechnungen, wird hierfür ebenfalls ein neues Feld vorgesehen. Beim neuen Feld „Vorlage zum Versenden von XRechnungen via eMail“ wird eine in den Stammdaten / Kommunikationen hinterlegte Vorlage ausgewählt.