Aufträge
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Aufträge sind eine Zusammenfassung von mehreren Auftragspositionen. Eine Auftragsposition wiederum ist eine Zuordnung eines Produkts zu einem Kunden. Im Grunde hat eine Auftragsposition die Bedeutung, dass dieser Kunde dieses Produkt erworben hat.
Welchen Zweck erfüllt ein Auftrag im business manager?
Zunächst einmal ist ein Auftrag eine Information, aus der Sie entnehmen können, was aus einem Vorgang schlussendlich geworden ist. Es stellt den Abschluss eines Vertriebsprozesses dar. Auf der anderen Seite bietet ein Auftrag auch eine Möglichkeit, sehr schenll eine Rechnung zu erstellen und genau diese Positionen auf einer einzigen Rechnung zusammen zu fakturieren (s. auch Rechnungserstellung und s. unten).
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Erstellung eines Auftrags
Es gibt zwei Möglichkeiten einen Auftrag anzulegen:
- Sie wählen im Modul Kontakte den Kunden aus und wechseln dort auf die Karte Aufträge (diese Karte ist nur sichtbar, wenn Sie auf der Karte Allgemein unter zusätzl. Infos die Option Vertrieb ausgewählt haben). Hier können Sie nun mit Betätigen der Schaltfläche Neu einen neuen Auftrag anlegen und zu diesem die entsprechenden Auftragspositionen erfassen.
- Sie legen zu einem Kunden einen Vertriebsprozess mit entsprechenden Vorgängen an (z.B. Angebot). Hat einer dieser Vorgänge die Wahrscheinlichkeit 100% erhalten, wird die Schaltfläche "Auftrag anlegen" sichtbar, mit der Sie einen neuen Auftrag anlegen können.
Auftrag anlegen (aus Vorgang)
Wie bereits beschrieben, kann aus einem Vorgang eines Vertriebsprozesses heraus ein Auftrag erstellt werden, sofern die Wahrscheinlichkeit des Vorgangs auf 100% gesetzt wurde. 100% Wahrscheinlichkeit bedeutet ja, das aus dem Vorgang mit 100%iger Wahrscheinlichkeit die angebotenen Produkte erworben hat, es wurde also ein Auftrag daraus.
Bei einem Vorgang mit 100% Wahrscheinlichkeit erscheint die Schaltfläche Auftrag anlegen. Wenn Sie diese Schaltfläche betätigen, müssen Sie zunächst eine Grunddaten des Auftrags erfassen. Hierbei können Sie den Vorgang auswählen, der Grundlage des Auftrags werden soll. Beätigen Sie nun die Schaltfläche Speichern, werden alle Positionen des ausgewählten Vorgangs und deren Daten (Texte, Preise, Menge, ...) verwendet, um diese Positionen dem neuen Auftrag zuzuordnen. Sofern Sie also bereits einen Vertriebsprozess mit Vorgängen angelegt haben, ist diese Methode einen Auftrag anzulegen wesentlich einfacher, als einen neuen Auftrag manuell anzulegen.
Sofern es sich bei den verkauften Produkten um eine einmalige Angelegenheit handelt, die Positionen also nur einmalig fakturiert werden sollen (im Gegensatz z.B. zur periodischen Fakturierung), könnten Sie jetzt bereits die Schaltfläche Rechnung anklicken, um eine neue Rechnung für diesen Auftrag zu erstellen.
Es gibt aber Situationen, wo diese Möglichkeit nicht ausreicht. Dies sind:
- Auftragspositionen sollen nicht einmalig, sondern periodisch fakturiert werden.
- Positionen sollen in Stufen (Teilzahlungen) fakturiert werden.
- Einige Positionen sollen nicht sofort, sondern zu einem festzulegenden Zeitpunkt fakturiert werden.
- Der Auftraggeber ist nicht der Rechnungsempfänger.
In diesen Situationen müssen weitere Informationen hinterlegt werden. Dies ist nur möglich, indem Sie zu den entsprechenden Auftragspositionen jeweils einen (oder ggf. mehrere Verträge) hinterlegen. Wählen Sie hierfür die entsprechenden Positionen des Auftrags aus. Die entscheidende Information ist hier Zahlart. Beim Anlegen des Auftrags wird die Zahlart der Positionen automatisch auf Einmalig ohne Vertrag gesetzt. Wählen Sie eine der anderen Zahlarten aus und betätigen Sie die Schaltfläche Speichern, so können Sie nun zu der Position einen oder ggf. mehrere Verträge hinzufügen. Hinweise zur Anlage eines Vertrags finden Sie hier.
Rechnung erstellen
Die Rechnungserstellung aus einem Auftrag heraus bietet die Möglichkeit, alle Positionen eines Auftrags auf einer einzigen Rechnung zu fakturieren und dies unabhängig von der Zahlart der einzelnen Positionen (z.B. einmal oder periodisch). Betägigen Sie hierfür die Schaltfläche Rechnung. Allerdings werden nicht immer alle Positionen auf einer Rechnung zusammengefasst, und zwar dann nicht, wenn:
- die Positionen bzw. deren Veträge unterschiedliche Rechnungsempfänger haben oder
- einige Positionen noch gar nicht fällig sind.
Um dies zu verdeutlichen, sei dies an einem Beispiel erläutert: ein Auftrag besteht aus drei Positionen:
- Produkt A, soll einmalig (ohne Vertrag) fakturiert werden, Rechnungsempfänger ist der Auftraggeber. Es wird kein Vertrag angelegt, der entsprechende Betrag ist somit sofort fällig.
- Produkt B, soll einmalig an einen Partner fakturiert werden. Da der Rechnungsempränger nicht der Auftraggeber ist, muss ein Vertrag angelegt werden (Zahlart einmalig).
- Dienstleistung C, die periodisch ab dem nächsten Monat an den Auftraggeber fakturiert werden soll. Da die Zahlung periodisch erfolgen soll, muss ein Vertrag angelegt werden. Vertragsbeginn ist der Erste des nächsten Monats.
Haben Sie die entsprechenden Verträge angelegt (für Produkt B und Dienstleistung C) und betätigen nun die Schaltfläche Rechnung, so werden zwei Rechnungen erstellt:
- eine Rechnung an den Partner für das Produkt B
- eine Rechnung an den Auftraggeber für das Produkt A
Dienstleistung C wird noch gar nicht fakturiert, weil der Vertrag noch nicht fällig ist (Vertragsbeginn erst im nächsten Monat!). Würde man stattdessen die Schaltfläche Rechnung erst im nächsten Monat betätigen, würden Produkt A und Dienstleistung C auf einer einzigen Rechnung erscheinen.
