Organisationsfremde Mails einem Vertriebsprozess zuordnen

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Es kommt sicherlich häufiger vor, dass man eine Mail einem Vertriebsprozess zuordnen möchte, die garnicht an die Organisation gerichtet ist bzw. von dort eingegangen ist. Beispiel: Sie haben einen Vertriebsprozess für einen Kunden A eingerichtet. Um im Rahmen des Vertriebsprozesses ein Angebot erstellen zu können, holen Sie von einem Lieferanten B selbst ein Angebot an. Die Anfrage und die Antwort von B sind als Kommunikationen der Organisation B zugeordnet. Sie möchten beide aber dem Vertriebsprozess zuordnen. Einem Vertriebsprozess aber können Sie nur Kommunikationen zu A zuordnen.

Kann ich also die Mails an/von B dem Vertriebsprozess nicht zuordnen? Doch!!! Aber wie?

• Wechseln Sie in das Webmail-Modul
• Betrachten wir nun die beiden Mails an/von B. Im Webmail-Modul finden Sie in der Spalte "Aktion" entweder ein graues oder ein buntes Männchen abgebildet. Bunt bedeutet, dass die Mail bereits als Kommunikation dem Absender/Empfänger (hier B) zugeordnet wurde, so dass Sie die Mails als Kommunikationen bei dem Lieferanten B im Modul "Kontakte" vorfinden werden. Ist das Männchen grau, wurden die Mails noch nicht B zugeordnet.
• Weniger bekannt ist wahrscheinlich, dass Sie eine Mail auch mehreren Kontakten zuordnen können. Klicken Sie hierfür auf das bunte Männchen. Nun öffnet sich eine Seite "Verknüpfungen mit einer Kommunikation". Für jeden Empfänger oder Absender der jeweiligen Mail findet man hier einen Eintrag. Wählen Sie hiervon einen, indem Sie wieder auf das bunte Männchen klicken. Unter "Bisher verknüft mit" müssten Sie jetzt einen Eintrag mit dem Lieferanten B finden.
• Wir möchten dies aber einem weiteren Kontakt zuordnen. Klicken Sie deshalb auf die Schaltfläche "Kontakt hinzufügen". Suchen Sie in dem aufgehenden Fenster den Kunden A und wählen ihn aus. Das kleine Auswahlfenster schließt sich und unten finden Sie nun eine Zeile mit dem Kunden A. Jetzt können Sie noch festlegen, ob die verwendete Mail-Adresse auch dem Kunden A zugeordnet werden soll (in diesem Beispiel natürlich nicht). Deshalb lassen Sie in der Spalte "Neue eMail Adresse?" die Auswahl auf "Nein". Drücken Sie dann "Speichern".
• Wechseln Sie nun zum Kunden A in das Kontaktmodul. Dort werden Sie auf der Karte "Kommunikationen" nun die eben bearbeiteten Mails vorfinden. Rufen Sie die Mails hier auf und ordnen Sie dem Vertriebsprozess zu.

Hinweis Diese Möglichkeit besteht zur Zeit nur für Mails und nicht für alle anderen Arten von Kommunikationen.