Seite: Finanzen / Rechnungsversand per eMail
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Mit dieser Funktion können bereits erzeugte Rechnungen per Mail an den Rechnungsempfänger versendet werden.
| Hinweis
Die hier zu versendenen Rechnungen müssen bereits erzeugt worden sein, d.h. die entsprechenden PDF-Dokumente müssen bereits existieren! |
Mail-Vorlage
Die Rechnung selbst (das PDF-Dokument) wird jeweils als Anhang einer Mail beigefügt. Es handelt sich hier um den Massenversand von Rechnungen, was bedeutet, dass die Mails versendet werden, ohne dass der Benutzer die Möglichkeit hat, noch Änderungen am Inhalt der Mails durchzuführen. Hierfür wird dementsprechend eine Vorlage für die Mail benötigt. Da ein manuelle Eingriff nicht möglich ist, sollte diese Vorlage so allgemein gestaltet sein, dass sie für alle Mails des Rechnungsversands verwendet werden kann. Diese Vorlage wird im Modul Stammdaten unter Kommunikation und dort unter Vorlagen erstellt. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass diese Vorlage mehrsprachig abgelegt werden kann, und der Rechnungsversand automatisch die Vorlage entsprechend der Spracheinstellung des Rechnungsempfängers auswählt.
Wichtig ist, dass Sie in den Firmeneinstellungen (Startseite / Firmeneinstellungen) im Bereich Finanzen bei der Einstellung für Vorlage zum Versenden von Rechnungen via eMail die gewünschte Vorlage auswählen.
Rechnungsversand per eMail
Bei Aufruf der Funktion erhalten Sie eine Suchmaske, in der Sie nach vorgegebenen Suchkriterien nach Rechnungen suchen können. Sie haben hier diverse Suchmöglichkeiten: Rechnungen eines bestimmten Rechnungsempfängers, nach Rechnungsnummern, nach Rechnungsdatum oder nach offenen Beträgen. Klicken Sie auf "Los" werden Ihnen alle Rechnungen angezeigt, die die eingegebenen Auswahlkriterien erfüllen und bei denen für den Rechnungsempfänger eingestellt ist, dass er Rechnungen "per eMail" oder als "XRechnung" erhalten will (Vertriebsinfo).
| Hinweis
Es werden nur Rechnungen angezeigt, wo für den Rechnungsempfänger eingestellt wurde, dass er die Rechnungen per eMail oder als XRechnung erhalten soll. Diese Einstellung Rechnungsversand finden Sie auf der Seite Vertriebsinfo des Rechnungsempfängers. |
Sie haben nun zwei Möglichkeiten. Endweder Sie verschicken alle angezeigten Rechnungen, indem Sie auf Alle Rechnungen versenden drücken, oder Sie wählen links einige Rechnungen aus und betätigen dann die Schaltfläche Ausgewählte Rechnungen versenden.
Nun erscheint eine Seite, auf der die Anzahl der zu versendenden Rechnungen aufegführt ist und Sie das Medium und die Mailadresse des Absenders auswählen müssen. Zur Auswahl stehen alle hinterlegten Mailadressen des Benutzers. Nach der Eingabe betätigen Sie die Schaltfläche "Senden". Nun erhalten Sie eine Übersicht, in die Anzahl der zu versendenden Rechnungen und die Anzahl der erfolgreich und der nicht versendeten Rechnungen aufgeführt ist.
Die versendeten Mails werden automatisch als Kommunikation bei dem Rechnungsempfänger abgelegt.
